35 procent startende ondernemers en zzp’ers wil administratie efficiënter inrichten

Afbeelding: Hollandse Hoogte / Richard Brock

Uit een flitspeiling van de Belastingdienst blijkt dat 35 procent van de startende ondernemers en zzp’ers de administratie efficiënter in zou willen richten. Het gaat hierbij om startende ondernemers en zzp’ers die zelf btw-aangifte doen of deelnemen aan de kleineondernemersregeling (KOR). Mario Scholtis en Theo Schlangen van Adverem in Hoensbroek zien dat startende ondernemers vaak te laat aan de bel trekken.

Een goede administratie is van groot belang voor ondernemers: het vormt de basis voor hun bedrijfsvoering en belastingzaken. Bovendien is het bijhouden van administratie een wettelijke plicht. Wie de administratie goed bijhoudt, heeft op elk moment zicht op hoe het met de onderneming gaat. Hierdoor kun je als ondernemer de juiste bedrijfskeuzes maken en op tijd bijsturen als dat nodig is. Het helpt om goed en snel aangifte te doen voor de btw en de inkomstenbelasting. En het laat je eraan denken regelmatig en tijdig te checken welke aftrekposten je mag gebruiken.

„Een goede administratie is voor elke ondernemer anders”, legt startersvoorlichter Belastingdienst Ferry Hoogerheijde uit. „Als je bijvoorbeeld op de markt groente verkoopt, heb je een kasadministratie nodig. Als architect niet. Het is in ieder geval belangrijk dat je administratie een weergave is van de activiteiten van jouw bedrijf. Ik heb het dan niet alleen over de financiële administratie, maar bijvoorbeeld ook over de afspraken uit je agenda en de contracten die je hebt afgesloten. Daarnaast moet de administratie actueel, raadpleegbaar en op redelijke termijn te controleren zijn door de Belastingdienst.”

‘Dat doe ik wel even’

Mario Scholtis en Theo Schlangen van administratie- en advieskantoor Adverem in Hoensbroek zien dat veel starters denken dat de administratie niet zo ingewikkeld is. „Het wordt ook heel gemakkelijk voorgesteld in de reclames van banken en van leveranciers van automatische boekhoudprogramma’s”, zegt Scholtis. „Bonnetjes en facturen inscannen en er komt automatisch een btw-aangifte uitrollen. Maar in de praktijk blijkt het niet zo gemakkelijk. Een boekhoudprogramma schrijft niet alles weg onder de goede post en kiest niet altijd het juist btw-percentage. Aan de administratie van startende ondernemers die aan het eind van het jaar toch bij ons komen, hebben we vaak nog heel veel werk om alles recht te trekken.”

Schlangen vult aan: „De basis van die boekhoudprogramma‘s is wel goed, maar omdat ze worden aangeprezen alsof vrijwel alles automatisch gaat, zijn startende ondernemers al snel genegen om, vooral uit kostenbesparend oogpunt, zelf de administratie te voeren. Ze denken ‘dat doe ik wel even’ en ze denken geld te besparen door het zelf te doen. Maar doordat ze vaak te weinig kennis hebben, zijn ze helaas duurder uit als wij vervolgens de fouten moeten herstellen. Enige kennis van onder andere fiscale wet- en regelgeving is ook wel handig als je een eigen bedrijf begint. Zodat je weet wanneer je aangifte moet doen en waar die aangifte aan moet voldoen. Onze tip voor een efficiëntere administratie zou dus zijn om vanaf het begin een boekhouder in de arm te nemen.”

Tips

De Belastingdienst geeft vijf tips voor een efficiënte administratie:

1. Houd je administratie bij op één centrale plek, het liefst digitaal. Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om hun administratie digitaal in te richten. Werk bijvoorbeeld met online boekhoudsoftware. Het voordeel hiervan is dat je de btw-aangifte direct vanuit je pakket kunt doen. Dit scheelt tijd en je voorkomt fouten bij het overtypen. Ook zorgt het ervoor dat je administratie eenvoudig te controleren is door de Belastingdienst.

2. Werk je administratie één keer per week en op een vast moment bij. Daarmee is je administratie altijd actueel en raadpleegbaar.

3. Houd je zakelijke en privé-administratie gescheiden. Dat geeft je onder andere goed zicht op je omzet. Dat is nog belangrijker als je deelneemt aan de kleineondernemersregeling, want als je de omzetgrens van 20.000 euro overschrijdt moet je je direct afmelden voor die regeling.

4. Bewaar alle administratieve gegevens in hun originele vorm. Krijg je een factuur op papier, dan bewaar je de papieren factuur. Komt een factuur digitaal binnen, dan bewaar je de factuur digitaal. Mocht je hiervan willen afwijken, kun je afspraken maken met de Belastingdienst via één van de belastingkantoren.

5. Bewaar alle administratie minimaal 7 jaar (ook wat digitaal is). Dit geldt niet alleen voor de kasadministratie, maar bijvoorbeeld ook voor contracten, in- en uitgaande facturen en afspraken uit je agenda. Maak dus regelmatig een back-up van je gegevens. Sommige gegevens moet je zelfs 10 jaar bewaren, zoals de btw-gegevens van onroerend goed. Of de gegevens van afstandsverkopen waarvan je de btw aangeeft via het ‘éénloketsysteem’.

Door redactie WijLimburg Lieke Rijkx

Meer lezen?

Nieuwe actie: Één jaar toegang tot alle Plus-artikelen voor slechts 1,04 per week. Daarmee lees je dagelijks meer dan 100 nieuwe Plus-artikelen op onze site & Nieuwsapp. Of kies voor een van onze andere abonnementen.

Ik word abonnee